Подключаемся при перегрузке — берём на себя полный цикл обработки, подготовки и контроля документов. Без расширения штата, без пробелов в сроках.
Три принципа
сотрудничества
Мы встраиваемся в процесс заказчика без лишних согласований. До начала — техническое задание, перечень документов, маршруты и контрольные точки. После — только результат.
Подключение при необходимости
Выходим на задачи при росте объёма корреспонденции или нехватке ресурсов. Не замещаем, а усиливаем — там, где нужно и когда нужно.
Предварительное согласование
До старта фиксируем ТЗ: перечень документов, форматы, сроки, маршруты согласования и порядок контроля. Всё в письменном виде.
Работа в контуре заказчика
В вашей СЭД/ЭДО, корпоративной почте или в комбинированном формате. При наличии доступа — фиксируем статусы и сроки прямо в системе.
Что именно
мы делаем
Полный цикл — от входящего до статуса «исполнено»
Подготовка проектов документов
- На основании материалов и данных заказчика
- С использованием действующих форм и шаблонов
- Письма, служебные записки, справки, приказы, протоколы, регламенты
Приём и обработка входящих
- Регистрируем письма, обращения, запросы и поручения
- Определяем срочность, тему и ответственных
- Устанавливаем контрольные сроки и точки контроля
- Ведём реестр и актуальные статусы по каждому документу
Согласование и оформление
- Направляем проекты по установленному маршруту
- Фиксируем замечания и готовим финальную редакцию
- Оформляем к подписанию и направлению адресату
Контроль исполнения и отчётность
- Системный контроль сроков исполнения поручений
- Статусы в реальном времени: в работе / согласование / риск / исполнено
- Регулярная сводка для руководства по нагрузке и рискам
Заказчик получает
Упорядоченный и контролируемый документооборот, включая работу в СЭД/ЭДО
Проекты служебных и внутренних документов по согласованным шаблонам
Соблюдение сроков исполнения поручений за счёт системного контроля
Прозрачный статус по каждому документу на каждом этапе
Регулярная сводка для руководства по нагрузке, исполнению и рискам
Снижение нагрузки на сотрудников без расширения штатной численности
Для кого. Границы.
Конфиденциальность.
Для кого
Органы власти и подведомственные учреждения. Коммерческие организации с регулярным документооборотом и высокой нагрузкой.
Границы работы
- →Работа по предварительно согласованному ТЗ
- →Мы готовим проекты, сопровождаем и контролируем сроки
- →Подписание и принятие решений — за заказчиком
Конфиденциальность
Режим конфиденциальности и внутренний порядок заказчика соблюдается в полном объёме. Доступы — только в рамках задач. Документы с грифом секретности в стандартном формате не принимаются.
F
A
Q
Ответы на частые вопросы о формате работы, зоне ответственности и условиях сотрудничества.
Да. Мы предоставляем аутсорс организационно-документационного сопровождения (ОДС): проекты документов, сопровождение документооборота и контроль исполнения поручений.
Нет. Как правило, мы подключаемся как усиление при перегрузке, кадровом дефиците или повышенной срочности. При необходимости и по согласованию можем выполнять функции сопровождения в полном объёме.
В контуре заказчика: СЭД/ЭДО, корпоративная почта или комбинированный формат. При предоставлении доступа — задачи выполняются непосредственно в системе заказчика.
Проекты служебных и внутренних документов: письма, ответы, служебные записки, справки, приказы/распоряжения, протоколы/выписки, регламенты и сопроводительные документы — по ТЗ и шаблонам заказчика.
Подписание и принятие управленческих/юридических решений — за заказчиком. Мы выполняем подготовку и сопровождение в рамках поставленных задач.
Режим конфиденциальности соблюдается полностью. Доступы — только в объёме задач, работа в контуре заказчика. Документы с грифом секретности по умолчанию не принимаются — условия определяются отдельно.
До начала работ согласовываются техническое задание, перечень документов, сроки, регламент взаимодействия и контрольные точки. Только после этого — старт.
Готовы
обсудить
задачу
Республика Башкортостан,
г. Октябрьский, ул. Космонавтов, зд. 2/1